5 способов ускорить работу бухгалтерии

Почему бухгалтеры работают сверхурочно

Знакомая ситуация: конец месяца, отчётный период, и бухгалтерия работает допоздна. Документы копятся, сроки горят, ошибки множатся от усталости. Но так быть не должно.

Мы собрали 5 проверенных способов оптимизировать работу бухгалтерии без дополнительных затрат на персонал.

1. Автоматизируйте ввод первичных документов

Проблема: Ручной ввод данных из счетов-фактур, накладных и актов занимает до 60% рабочего времени бухгалтера.

Решение: Используйте сервисы автоматического распознавания документов. Современные AI-системы извлекают данные за секунды с точностью более 95%.

Результат: Экономия 2-3 часов ежедневно на каждого сотрудника.

2. Внедрите электронный документооборот

Проблема: Бумажные документы теряются, их сложно найти, они занимают место в архиве.

Решение: Переведите документооборот в электронный формат. В Казахстане это ещё и требование закона для многих видов документов.

Результат:

• Мгновенный поиск любого документа
• Экономия на хранении и логистике
• Снижение риска потери документов

3. Стандартизируйте процессы

Проблема: Каждый сотрудник работает по-своему, нет единых правил обработки документов.

Решение: Создайте чёткие регламенты:

• Шаблоны для типовых операций
• Чек-листы проверки документов
• Сроки обработки для каждого типа

Результат: Меньше ошибок, быстрее обучение новых сотрудников, предсказуемые сроки.

4. Используйте шаблоны извлечения данных

Проблема: Разные контрагенты присылают документы в разных форматах, каждый раз нужно разбираться заново.

Решение: Настройте шаблоны для постоянных контрагентов. Один раз укажите, где на их документах находятся нужные поля — дальше система будет извлекать данные автоматически.

Результат: Обработка документов от постоянных контрагентов ускоряется в 3-5 раз.

5. Интегрируйте системы между собой

Проблема: Данные вводятся в несколько систем: сначала в Excel, потом в 1С, потом в банк-клиент.

Решение: Настройте автоматический обмен данными между системами. Современные сервисы поддерживают экспорт в форматах Excel, JSON, XML для 1С.

Результат: Данные вводятся один раз и автоматически попадают во все нужные системы.

Сколько можно сэкономить

Давайте посчитаем для типичной компании с 3 бухгалтерами:

Это эквивалент 1,5 дополнительных сотрудников — без затрат на зарплату и налоги.

С чего начать

Не пытайтесь внедрить всё сразу. Начните с самого болезненного места — обычно это ввод первичных документов. Попробуйте бесплатные инструменты, оцените эффект, и затем двигайтесь дальше.

Первый шаг — самый важный. Сделайте его сегодня.